Zeitpläne und Dienstpläne
Basierend auf einer Vorlage für die Woche, veröffentlicht für die Teams, mit Schichtwechseln, die von den Mitarbeitern beantragt und von ihrem Vorgesetzten genehmigt wurden.
Unternehmenssoftware
Benutzerdefinierte HR-Software: Terminplanung, Zeiterfassung und Urlaub
Dienstpläne, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Verträge und ein Export für die Lohnabrechnung in einem einzigen Tool, das alle Mitarbeitenden auf ihrem Smartphone öffnen können. In Paris entwickelt und betreut.
Softwareunternehmen – wir führen keine Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie durch
Paris 8e — Team vor Ort
Quellcode – geliefert, es gehört Ihnen
Der Bedarf
Vom Dienstplan an der Wand bis zur Gehaltsabrechnung
Der Dienstplan liegt in einer Tabelle, Schichten werden per Textnachricht getauscht, Fehlzeiten in einem Notizbuch erfasst, und die Lohnabrechnung erhält jeden Monat eine von Hand neu zusammengestellte Übersicht. Bei jedem Schritt kann eine Überstunde verloren gehen oder eine nie geleistete Stunde bezahlt werden — und der Mitarbeiter entdeckt den Fehler auf seiner Gehaltsabrechnung.
Wir entwickeln ein einziges Tool, das diese Schritte verbindet: veröffentlichte Dienstpläne, tatsächlich erfasste Arbeitsstunden, genehmigte Abwesenheiten, Verträge und deren wichtige Termine sowie einen fertigen Export für die Lohnabrechnung. Ein am Smartphone bestätigter Schichttausch aktualisiert den Dienstplan, das Stundenkonto und die Monatsübersicht, ohne dass jemand Daten erneut eingeben muss.
Zum Leistungsumfang: IDEALOGY entwickelt die Software. Wir bieten keine Lohnabrechnung als Dienstleistung an und erstellen keine Gehaltsabrechnungen. Beitragsberechnung und Abrechnung bleiben bei Ihrer zuständigen Stelle oder Buchhaltungskanzlei. Wir liefern die heute fehlenden verlässlichen Zahlen im erwarteten Format zum erwarteten Termin. Diese Abgrenzung erfolgt im ersten Gespräch und verhindert Missverständnisse beim ersten Monatsabschluss.
Funktionen
Was wir bauen
Ein Planungs- und Zeiterfassungskern, dann die Module, die die Arbeit am Monatsende erleichtern.
Zeiterfassung und Zähler
Einstempeln über ein Tablet, ein Telefon oder einen QR-Code. Ist-Stunden, Abweichungen vom Plan, Überstunden und Zähler werden kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten.
Abwesenheiten und Vertretung
Urlaubsanträge, Krankenstände, automatisch ermittelte Salden und Ersatzvorschläge, die für die jeweilige Schicht frei sind.
Verträge und Dokumente
Eine Akte je Mitarbeiter: Vertrag, Nachträge und Dokumente sowie rechtzeitige Hinweise auf Verlängerungstermine und das Ende der Probezeit.
Mobiler Zugriff für die Teams
Jeder Mitarbeiter überprüft seinen Zeitplan, bucht Urlaub und verfolgt seine Stunden über sein Telefon. Keine gedruckten Dienstpläne mehr an der Wand oder Nachrichtengruppen mehr.
Lohn- und Gehaltsabrechnungsexport
Die Monatsdaten – Stunden, Überstundenzuschläge, Abwesenheiten und Prämien – im Format Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei.
Wie wir arbeiten
Wie ein Projekt läuft
Vier Stufen, in dieser Reihenfolge. Ihr Lohnbuchhalter ist von Anfang an dabei.
- 1
Projektklärung
Wir listen Ihre Vertragsarten, Ihre Regeln zu Stunden und Überstundenzuschlägen sowie das von der Lohn- und Gehaltsabrechnung erwartete Exportformat auf. In dieser Phase werden die geltenden Pflichten identifiziert.
1 bis 2 Wochen - 2
Modelle und Abnahme
Anklickbare Bildschirme auf der Manager- und Mitarbeiterseite, getestet auf Mobilgeräten. Vor Beginn der Entwicklung geht ein Testexport an Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanager.
2 Wochen - 3
Entwicklung in Etappen
Zuerst Zeitpläne und Zeiterfassung, dann Abwesenheiten, Verträge und der Export. Alle zwei Wochen eine testbare Lieferung, in Ihrer Prioritätsreihenfolge.
6 bis 10 Wochen - 4
Rollout und Follow-up
Mitarbeiterakten und Stundenzähler importiert, Manager geschult, dann die Teams, Wartung und neue Arbeiten. Der Quellcode gehört Ihnen.
Laufend
Integrationen
Was wir verbinden
Informationen werden einmal vor Ort erfasst und anschließend weitergegeben. Die häufigsten Anbindungen:
Lohn- und GehaltsabrechnungssoftwareExterne Lohnbuchhaltung oder SteuerkanzleiVorhandenes ZeiterfassungsterminalKassensystem (Stunden je Schicht)BuchhaltungE-Mail/KalenderSpesenabrechnungenElektronische Signatur für VerträgeMobile BenachrichtigungenCSV-/Excel-ExportREST-APISSO
Beispielprojekt
Ein konkretes Beispiel
Beispiel – soll durch ein reales Projekt ersetzt werden
Zeitpläne, Zeiterfassung und Gehaltsexport für ein 60-köpfiges Team
Vier Standorte, ausgedruckte Dienstpläne im Personalraum und am Monatsende von Hand addierte Stunden. Wir entwickelten einen mobilen Dienstplan mit Zeiterfassung und monatlichem Export direkt an die Stelle, die die Lohnabrechnung erstellt.
2 Tage → 1 Std
zur Erstellung der Monatszahlen
−80%
gemeldete Fehler bei der Stundenerfassung
10 Wochen
zur Produktion
Budget
Was kostet individuelle HR-Software?
Der Preis hängt von der Anzahl der Standorte, Ihren Stundenregeln und den aufzubauenden Verbindungen ab. Der übliche Ausgangspunkt:
Dienstpläne, Zeiterfassung und Export – ab
8 000 €
Richtwert. Das verbindliche Angebot wird nach der Scoping-Phase als Festpreis erstellt, ohne Kosten pro Mitarbeiter und ohne Kosten pro Gehaltsabrechnung.
- Projektklärung mit Ihrer Lohnbuchhaltung
- Mobile App für die Teams
- Hosting und Go-Live
- Quellcode geliefert, kein Lock-in
FAQ
Was uns die Leute am meisten fragen
Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen?
Nein. Wir entwickeln die Software; wir sind weder Lohnabrechnungsdienstleister noch Buchhaltungskanzlei. Beiträge berechnen, Gehaltsabrechnungen erstellen und Meldungen einreichen bleibt Aufgabe Ihres bisherigen Dienstleisters. Unser Werkzeug liefert ihm verlässliche Zahlen — Arbeitsstunden, Fehlzeiten, Überstundenzuschläge und Prämien — im vereinbarten Format und zum vereinbarten Termin.
Können Mitarbeiter es von ihrem Telefon aus nutzen?
Ja, und im täglichen Gebrauch ist das der Teil, der den Unterschied macht. Jeder Mitarbeiter überprüft seinen Zeitplan, bucht Urlaub, bietet einen Schichtwechsel an und verfolgt seine Stundenzähler von seinem Handy aus. Manager genehmigen über dieselbe Schnittstelle, was den Nachrichten-Threads ein Ende setzt.
Können wir unser vorhandenes Zeiterfassungsterminal behalten?
Oft ja. Wenn Ihre Hardware einen Export oder eine API bietet, ziehen wir die Einbuchungen und gleichen sie mit dem Zeitplan ab. Wenn nicht, erfolgt die Zeiterfassung über ein Tablet, ein Telefon oder einen QR-Code, ohne dass zusätzliche Hardware gekauft werden muss. Dies klären wir beim Scoping.
Wie gehen Sie mit unseren besonderen Stundenregeln um?
Diese Regeln werden bei der Festlegung des Projektumfangs beschrieben und anschließend konfiguriert: Überstundenzuschläge, geteilte Dienste, Pausenzeiten, Nachtstunden sowie wöchentliche oder monatliche Schwellenwerte. Die Berechnung bleibt später anpassbar, weil sich die Regeln mit Ihren internen Vereinbarungen und Ihrem Tarifvertrag ändern. Sie werden konfiguriert und nicht fest im Code verankert, damit Sie sie bei Änderungen selbst anpassen können.
Siehe auch
Verwandte Lösungen
Lassen Sie uns sprechen
Zeigen Sie uns, wie Sie Ihre Zeitpläne erstellen
In dreißig Minuten klären wir, wo bei Ihrer monatlichen Lohnvorbereitung Zeit verloren geht und was sie erleichtern könnte. Dazu nennen wir einen realistischen Kostenrahmen für das passende Tool.